Pewnie nie raz, czy nie dwa zastanawiałeś się jak planować czas, aby wszystkie rzeczy jakie chcesz i musisz zrobić zmieściły się w określonych ramach terminowych tzw. deadline’e. Układasz sobie wszystko w głowie, ale mając „na niej” tyle rzeczy do zrobienia nie jesteś w stanie poradzić sobie z wyznaczeniem co jest priorytetem, co może zostać zrobione później, tak żeby nie pominąć tego co jest najważniejsze.
Bardzo dobrze przedstawione jest to na podstawie Macierzy Eisenhowera. Według niej warto się posiłkować.
Głównym czynnikiem macierzy Eisenhowera jest określenie zadań i przyporządkowanie ich do odpowiednich ram czasowych. Zabiera to małą ilość czasu, ale jest bardzo pomocne i co najważniejsze sprawdzone ☺
Małe karteczki samoprzylepne – doskonała alternatywa planowania
Nie bez powodu karteczki samoprzylepne stały się powszechną metodą sporządzania notatek. Są tanie i łatwe w użyciu, wymagają jedynie kartki papieru i opuszków palców. Ale jest kilka rzeczy, których prawdopodobnie nie wiedziałeś o tych małych notatnikach. Na przykład o tym, że mogą one służyć jako niezwykle skuteczne narzędzie organizacyjne, jeśli używa się ich w sposób strategiczny.
Pomyśl o tym: karteczki samoprzylepne są dostępne we wszystkich kształtach i rozmiarach, od małych karteczek z jedną notatką po duże arkusze z setkami karteczek. Oznacza to, że masz mnóstwo miejsca na uporządkowanie swoich myśli i notatek w sposób, który ma sens. Jednym zdaniem karteczki samoprzylepne to doskonały sposób na uporządkowanie myśli oraz planowanie czasu jeśli nie jesteś przekonany do systemów IT.
Mapy myśli (Mind mapping) – wizualne organizowanie myśli
Każdy z nas wie czym jest mapa myśli, ale po krótce. Przede wszystkim jest to wizualny sposób na zbieranie i organizowanie myśli. Wystarczy narysować mapę na kartce papieru i zacząć łączyć różne pomysły i tematy za pomocą linii i strzałek. Jest ona podobna do konspektu w edytorze tekstu, ale zamiast słów wykorzystuje obrazy i strzałki, aby pokazać powiązania między różnymi pomysłami. Mapy myśli to również świetny sposób na uporządkowanie informacji, szczególnie przydatne w przypadku informacji, które są zbyt obszerne lub zróżnicowane, by można je było łatwo uporządkować w konwencjonalny sposób. Mapy umysłu można także używać do rozwiązywania problemów lub łamigłówek.
Jak widać zwykła karta papieru, mazak w ręce i mała burza mózgów potrafi zdziałać cuda. Zazwyczaj jest tak, że to co jest kolorowe, narysowane, łatwiej zapada nam w pamięć, tak jest z mapą myśli. Jeśli coś zaplanujemy w taki sposób łatwiej jest nam się zorganizować, bo wyobrażamy sobie czego konkretnie chcemy i co mamy zrobić.
Czym jest program do planowania?
Oprogramowanie do planowania to program, który pomaga tworzyć plany projektów, ustalać priorytety zadań i śledzić czas ich realizacji. Może być także używane do śledzenia projektów i lepszego zarządzania zasobami. „Maszyna” w tym słowa znaczeniu program, jest istotny kiedy nie mamy za wiele czasu na mapę myśli, czy też karteczki samoprzylepne. Potrzebujemy zorganizować sobie czas, nie mając na to czasu. Jedno wyklucza drugie, ale z pomocą zawsze wychodzi program – zwłaszcza kiedy zarządzamy firmą, mamy szereg obowiązków, wyznaczonych spotkań. Odpowiednie oprogramowanie usprawni zadania i wyeliminuje zbędne czynności, dzięki czemu mniej czasu poświęcisz na śledzenie postępów, a więcej na realizację projektów.
Podsumowanie
Kiedy planujesz nową strategię, system, proces lub działalność, może być trudno utrzymać wszystkie pomysły w ryzach. W zależności od tego jakim umysłem jesteś, co chcesz zrobić, jak ważne dla Ciebie to jest, chcąc nie chcą musisz coś zaplanować.
Najlepsze sposoby na to mogą wydawać się banalne, ale jakże skuteczne. Karteczki samoprzylepne, mapa myśli czy program do planowania, to jedynie 3 rzeczy jakich możesz się podjąć. Im częściej posługujesz się takim metodami planowania tym lepiej jest Ci się zorganizować.
Grunt to dobre planowanie! ☺
