Firmy, które dobrze prosperują na wymagających, dynamicznych rynkach, mają wdrożone procesy ciągłego doskonalenia. Oznacza to, że nieustannie poszukują sposobów na poprawę wydajności, redukcję kosztów i wprowadzanie innowacji. Bez względu na to, czy kierujesz organizacją jako dyrektor generalny, pracujesz w niej jako kierownik działu, czy też dopiero chcesz wejść na rynek jako pracownik początkowy, wiesz, że każda firma musi nieustannie się starać, aby pozostać konkurencyjną. Właśnie w tym miejscu wkracza zarządzanie procesami. Dzięki zastosowaniu technik i narzędzi zarządzania procesami, firma może zoptymalizować każdy etap swojej działalności, tak aby przebiegała ona bardziej wydajnie i produktywnie. Optymalizacja procesów może odkryć ukryte procesy i udokumentować je w sposób, który pozwoli zoptymalizować je pod kątem wydajności i dalszych usprawnień.
Czym jest optymalizacja procesów?
Optymalizacja procesów w firmie to sztuka i nauka zarządzania procesami w przedsiębiorstwie w celu zapewnienia, że są one tak wydajne i skuteczne, jak to tylko możliwe. Ma ona wpływ na każdy aspekt działalności firmy, od obsługi klienta po sprzedaż, od zasobów ludzkich po księgowość. Ponieważ każdy proces w organizacji albo tworzy wartość dodaną, albo ją marnuje, zarządzanie procesami ma zasadnicze znaczenie. Dzięki niemu każdy pracownik wie, w jaki sposób jego procesy przynoszą wartość dodaną, jak wpływają na inne procesy i co te procesy robią dla innych działów. Jest to nauka o tym, jak różne działy w organizacji wzajemnie na siebie oddziałują i jak mogą poprawić sposób, w jaki ze sobą współpracują. Narzędzia i techniki zarządzania procesami pomagają znaleźć sposoby na usprawnienie istniejących procesów, a także oferują sugestie dotyczące nowych i unowocześnionych sposobów pracy.
Często pracownik będący przez wiele lat na danym stanowisku pracy nie widzi możliwości jej poprawy i wyjścia poza schemat i rutynę. Jednak jest to możliwe i po to posługujemy się terminem optymalizacji procesów. Ale najpierw trzeba zbadać co tak naprawdę nie działa.
Co to jest mapowanie procesów?
Mapowanie procesów to technika wizualnego mapowania, która ma pomóc w zrozumieniu codziennej działalności firmy. Pomaga także lepiej poznać drogę, jaką przebywają klienci w firmie. Mapowanie procesów jest ważną częścią zarządzania procesami biznesowymi (BPM). Jest ono wykorzystywane zarówno przez duże organizacje, jak i małe przedsiębiorstwa. Celem mapowania procesów jest zidentyfikowanie i udokumentowanie obecnego stanu codziennych działań.
Mapowanie działań to najlepszy sposób na optymalizację procesów w firmie
Mapa procesu produkcyjnego jest najlepszym sposobem na optymalizację procesów. Jest to technika mapowania, która pozwala zidentyfikować codzienne czynności wykonywane w firmie oraz ludzi, którzy je wykonują. Mapowanie procesów rozkłada każdą czynność na najmniejsze części, dzięki czemu można uzyskać szerszy obraz i zobaczyć, jak wszystkie części pasują do siebie. Dzięki mapowaniu procesów w firmie można odkryć, które działania przynoszą najmniejszą efektywność i wymagają poprawy. Jeśli w ten sposób przeanalizujemy wszystkie aspekty organizacji, będziemy mogli przedstawić sugestie dotyczące ciągłego doskonalenia.
3 kluczowe korzyści z optymalizacji
- Najwyższa wydajność: Optymalizacja pomaga firmom osiągnąć ich pełny potencjał dzięki wykorzystaniu technologii. Firmy, w których zoptymalizowano procesy, mają o 30% większe szanse na osiągnięcie rentowności.
- Większa wydajność: Złożoność biznesu rośnie, ale ludzka zdolność do zarządzania nim już nie. Dlatego właśnie optymalizacja jest niezbędna do osiągnięcia sukcesu. Pomaga ona uprościć procesy i przepływy pracy, dzięki czemu pracownicy mogą skupić się na strategicznych inicjatywach.
- Obniżenie kosztów: wprowadzenie automatyzacji jest doskonałą formą na obniżenie kosztów (o tym mowa w artykule poprzednim) ale z pewnością nie przeniesie firmy na wyższy poziom, jeśli nie zostanie zoptymalizowana. Odpowiednie algorytmy optymalizacyjne zapewniają efektywne wykorzystanie automatyzacji, a tym samym przyczyniają się do obniżenia kosztów.
Wnioski
Optymalizacja procesów produkcyjnych jest bardzo ważnym czynnikiem wprowadzonym w firmie. Jest to niezbędny element prowadzenia skutecznej działalności. Większość ludzi optymalizację kojarzy z maszynami, zmianom człowieka na maszynę, jednak należy pamiętać jak ważne są procesy, które działają w firmach zarówno usługowych jak i produkcyjnych.
Kluczem jest wdrożenie właściwych strategii optymalizacji i metryk dla konkretnych potrzeb Twojej firmy. Jeśli chcesz, aby Twoja firma dobrze prosperowała w konkurencyjnym środowisku, musisz nieustannie poszukiwać sposobów optymalizacji procesów. Mapowanie procesów to najlepszy sposób, aby to osiągnąć.
